02 · Rechnungen & Dokumente
Dokumente und E-Rechnungen sauber durchleiten.
GRÄFENHANDIGITALAGENTUR
Strukturierte Rechnungen erkennen, prüfen, zuordnen und an die zuständigen Systeme übergeben.
KMU-ProzesscheckDas passiert heuteBeobachtbare Anzeichen im Betrieb
Wo der Ablauf heute Zeit verliert.
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Rechnungen erreichen den Betrieb über verschiedene Postfächer, Portale und Dateiformate.
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Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle werden manuell gesucht und ergänzt.
- 03
Freigaben erfolgen per Zuruf oder in langen E-Mail-Verläufen.
- 04
Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente fallen erst spät auf.
Das bauen wirEin begrenzter Ablauf · technisch umgesetzt
So läuft der Vorgang danach.
- 01
Eingehende Rechnungen und Belege an einer festgelegten Stelle sammeln.
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XRechnung, ZUGFeRD und weitere freigegebene Formate technisch erkennen und validieren.
- 03
Dokumente Kunde, Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle zuordnen.
- 04
Prüfung und Freigabe mit Zuständigkeiten und Ausnahmen abbilden.
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Freigegebene Daten an DATEV, ERP oder Buchhaltung übergeben und geeignet ablegen.
Verantwortung und AbnahmeMenschen entscheiden · Ergebnisse sind prüfbar
Das bleibt beim Menschen.
Ihr Team übernimmt die sachliche und kaufmännische Prüfung, strittige Zuordnungen und die Zahlungsfreigabe.
Typischer Umfang: zwei bis vier Wochen für einen Dokumententyp und ein Zielsystem.
Fertig, wenn
- Freigegebene Testdateien in XRechnung und ZUGFeRD werden korrekt verarbeitet.
- Fehlerhafte und unvollständige Dokumente bleiben mit einem Grund sichtbar.
- Zuordnung, Freigabe und Export sind für die Beteiligten nachvollziehbar.
- Kein Dokument wird ohne den festgelegten Prüfweg zur Zahlung freigegeben.
Systeme & SchnittstellenAbhängig von Ihrer vorhandenen Umgebung
Vorhandenes sinnvoll verbinden.
Im Prozesscheck klären wir, welche Systeme verlässlich Daten liefern, welche Schnittstellen vorhanden sind und wo ein bewusster manueller Schritt bleiben sollte.
Betriebliche WirkungKonkrete Ziele statt Technologieversprechen
Nachvollziehbare Freigaben
Weniger manuelle Zuordnung
Klare Ablage- und Ausnahmeprozesse
ProjektablaufProzesscheck · Sprint · Betrieb
Ein begrenzter Anfang. Ein festgelegtes Ergebnis.
Prozesscheck
Ablauf, Systeme, Medienbrüche und sinnvolle Priorität klären.
Automationssprint
Festgelegten Anwendungsfall umsetzen, testen und dokumentieren.
Betrieb und Ausbau
Lösung überwachen, pflegen und bei Bedarf kontrolliert ergänzen.
KMU-ProzesscheckKonkreter Ablauf · klare Einschätzung
Der erste Schritt
Welcher Ablauf kostet unnötig Zeit?
Ein Vorgang reicht für den Anfang.
Der geführte Check fragt Eingang, Handarbeit, Freigabe, Häufigkeit und gewünschtes Ergebnis ab. Daraus entsteht eine vorbereitete Anfrage für eine erste Einschätzung.
- Unternehmen
- Bestehende Website
- Eingang und Kanal
- Fehlende Angaben und heutige Handarbeit
- Entscheidung oder Freigabe
- Häufigkeit und gewünschtes Ergebnis