02 · Rechnungen & Dokumente

Dokumente und E-Rechnungen sauber durchleiten.

Das passiert heuteBeobachtbare Anzeichen im Betrieb

Wo der Ablauf heute Zeit verliert.

01
Rechnungen erreichen den Betrieb über verschiedene Postfächer, Portale und Dateiformate.
02
Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle werden manuell gesucht und ergänzt.
03
Freigaben erfolgen per Zuruf oder in langen E-Mail-Verläufen.
04
Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente fallen erst spät auf.

Das bauen wirEin begrenzter Ablauf · technisch umgesetzt

So läuft der Vorgang danach.

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Eingehende Rechnungen und Belege an einer festgelegten Stelle sammeln.
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XRechnung, ZUGFeRD und weitere freigegebene Formate technisch erkennen und validieren.
03
Dokumente Kunde, Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle zuordnen.
04
Prüfung und Freigabe mit Zuständigkeiten und Ausnahmen abbilden.
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Freigegebene Daten an DATEV, ERP oder Buchhaltung übergeben und geeignet ablegen.

Verantwortung und AbnahmeMenschen entscheiden · Ergebnisse sind prüfbar

Das bleibt beim Menschen.

Ihr Team übernimmt die sachliche und kaufmännische Prüfung, strittige Zuordnungen und die Zahlungsfreigabe.

Typischer Umfang: zwei bis vier Wochen für einen Dokumententyp und ein Zielsystem.

Fertig, wenn

Freigegebene Testdateien in XRechnung und ZUGFeRD werden korrekt verarbeitet.
Fehlerhafte und unvollständige Dokumente bleiben mit einem Grund sichtbar.
Zuordnung, Freigabe und Export sind für die Beteiligten nachvollziehbar.
Kein Dokument wird ohne den festgelegten Prüfweg zur Zahlung freigegeben.

Systeme & SchnittstellenAbhängig von Ihrer vorhandenen Umgebung

Vorhandenes sinnvoll verbinden.

Im Ablauf-Check klären wir, welche Systeme verlässlich Daten liefern, welche Schnittstellen vorhanden sind und wo ein bewusster manueller Schritt bleiben sollte.

Betriebliche WirkungKonkrete Ziele statt Technologieversprechen

Einheitlicher Rechnungseingang

Nachvollziehbare Freigaben

Weniger manuelle Zuordnung

Klare Ablage- und Ausnahmeprozesse

ProjektablaufAblauf-Check · Umsetzung · Betrieb

Ein begrenzter Anfang. Ein festgelegtes Ergebnis.

Ablauf-Check

Ablauf, Systeme, Medienbrüche und sinnvolle Priorität klären.

Automationssprint

Festgelegten Anwendungsfall umsetzen, testen und dokumentieren.

Betrieb und Ausbau

Lösung überwachen, pflegen und bei Bedarf kontrolliert ergänzen.

Ablauf-Check2 kurze Schritte · kein Konto

Wenn Sie es genauer prüfen möchten

Ablauf genauer ansehen.

Ein konkreter Vorgang genügt.

Beschreiben Sie kurz, wo Rückfragen, Doppelarbeit oder Warten entstehen. Der geführte Check verbindet Eingang, heutigen Ablauf und gewünschtes Ergebnis zu einem kurzen Briefing.

Ablauf genauer prüfen