02 · Rechnungen & Dokumente
E-Rechnung und Dokumente sauber verarbeiten
GRÄFENHANDIGITALAGENTUR
Strukturierte Rechnungen erkennen, prüfen, zuordnen und an die zuständigen Systeme übergeben.
KMU-ProzesscheckAusgangsproblemTypische Anzeichen im Betrieb
Woran Sie den Bedarf erkennen.
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Rechnungen erreichen den Betrieb über verschiedene Postfächer, Portale und Dateiformate.
- 02
Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle werden manuell gesucht und ergänzt.
- 03
Freigaben erfolgen per Zuruf oder in langen E-Mail-Verläufen.
- 04
Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente fallen erst spät auf.
Soll-ProzessTechnisch umgesetzt · menschlich kontrolliert
So kann der Ablauf aussehen.
- 01
Eingehende Rechnungen und Belege an einer festgelegten Stelle sammeln.
- 02
XRechnung, ZUGFeRD und weitere freigegebene Formate technisch erkennen und validieren.
- 03
Dokumente Kunde, Auftrag, Bestellung oder Kostenstelle zuordnen.
- 04
Prüfung und Freigabe mit Zuständigkeiten und Ausnahmen abbilden.
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Freigegebene Daten an DATEV, ERP oder Buchhaltung übergeben und geeignet ablegen.
Systeme & SchnittstellenAbhängig von Ihrer vorhandenen Umgebung
Vorhandenes sinnvoll verbinden.
Im Prozesscheck klären wir, welche Systeme verlässlich Daten liefern, welche Schnittstellen vorhanden sind und wo ein bewusster manueller Schritt bleiben sollte.
Betriebliche WirkungKonkrete Ziele statt Technologieversprechen
Nachvollziehbare Freigaben
Weniger manuelle Zuordnung
Klare Ablage- und Ausnahmeprozesse
ProjektablaufProzesscheck · Sprint · Betrieb
Ein begrenzter Anfang. Ein festgelegtes Ergebnis.
Prozesscheck
Ablauf, Systeme, Medienbrüche und sinnvolle Priorität klären.
Automationssprint
Festgelegten Anwendungsfall umsetzen, testen und dokumentieren.
Betrieb und Ausbau
Lösung überwachen, pflegen und bei Bedarf kontrolliert ergänzen.
KMU-ProzesscheckKonkreter Ablauf · klare Einschätzung
Der erste Schritt
Welcher Ablauf kostet unnötig Zeit?
Ein Vorgang reicht für den Anfang.
Beschreiben Sie kurz, wo Informationen mehrfach übertragen werden, Rückfragen entstehen oder der Überblick fehlt. Wir klären offen, ob und wie eine technische Umsetzung sinnvoll ist.
- Unternehmen
- Bestehende Website
- Betroffener Prozess
- Eingesetzte Systeme
- Größtes aktuelles Problem